NOVACAP.AI & AIDocBuilder
Novacap.AI is nu versterkt en verbeterd met het platform van AIDocBuilder. Het breidt het robuuste aanbod van Novadoc en onze eersteklas IBM-vaardigheden op het gebied van contentmanagement uit met nog meer AI-functionaliteit om al uw behoeften op het gebied van geautomatiseerde documentverwerking drastisch te verbeteren.
De NovaCap oplossing, gebaseerd op het AI Docbuilder platform, is specifiek geconfigureerd om nauw te integreren met IBM Business Automation (Datacap, Filenet, Case Manager), een modulaire set van geïntegreerde softwarecomponenten, ontworpen om werk te automatiseren en bedrijfsgroei te versnellen.
Onze Novacap oplossing
Het NOVACAP / AIDocBuilder -platform is specifiek geconfigureerd om nauw te integreren met IBM Business Automation (Datacap, Filenet, Case Manager), een modulaire set van geïntegreerde softwarecomponenten, ontworpen om werk te automatiseren en bedrijfsgroei te versnellen.
Invoerkanalen worden gebruikt om bedrijfsrelevante informatie uit verschillende bronnen digitaal vast te leggen in een informatiebeheersysteem of een ECM-systeem (Enterprise Content Management) voor verdere verwerking.
Het platform biedt flexibiliteit in het beheer van inkomende kanalen uit verschillende bronnen, zoals e-mail, directe upload, FTP/SFTP, integratie met lokale en cloud-opslag en integratie met IBM FileNet.
De voorbewerking van documenten omvat stappen die worden ondernomen om documenten op te schonen, te structureren en voor te bereiden voor verdere analyse, modellering of extractie van informatie. Deze essentiële fase maakt gebruik van natuurlijke taalverwerking (NLP), grote taalmodellen (LLM) en machine learning projecten, omdat het de kwaliteit van de gegevens verbetert, waardoor ze geschikter worden voor algoritmen om te verwerken.
Deze module integreert naadloos met IBM Datacap via webservices, die robuuste tools voor beeldverwerking en meerdere herkenningsengines kan bieden.
Documentclassificatie wijst vooraf gedefinieerde categorieën of labels toe aan een document op basis van de inhoud. Het is een veelvoorkomende AI-taak die documenten automatisch organiseert, filtert of sorteert. Het platform bevat vooraf getrainde classificatiemodellen voor standaard documentklassen, zoals facturen, paklijsten en transportdocumenten.
De Data Extractie module gebruikt kunstmatige intelligentie technieken om automatisch informatie uit documenten, e-mails, afbeeldingen of webpagina's te halen. Onze AI-module voor gegevensextractie maakt gebruik van moderne machine-learningtechnieken om specifieke stukken informatie te identificeren en eruit te halen, zoals sleutelwaardeparen, adresblokken en named entity recognition.
De module bevat zeer krachtige detectie van tabelgegevens, waarbij rijen, kolommen en de gegevens die ze bevatten worden geïdentificeerd voor zeer complexe tabellen in commerciële documenten.
Dit proces vermindert de handmatige inspanning aanzienlijk en verbetert de nauwkeurigheid, snelheid en efficiëntie bij het verwerken van grote hoeveelheden documenten.
Data-assemblage verzamelt, organiseert en structureert automatisch gegevens uit meerdere bronnen tot een samenhangende dataset voor analyse, machinaal leren of besluitvorming. Dit proces is erop gericht om ongelijksoortige, ongestructureerde of halfgestructureerde gegevens te verzamelen, te harmoniseren en voor te bereiden in een formaat dat downstream systemen, zoals business intelligence tools, document management databases of andere gegevensopslagplaatsen, efficiënt kunnen gebruiken.
De module kan ruwe gegevens uit meerdere bronnen verzamelen, waaronder databases, documenten, web-API's en andere online of offline gegevensopslagplaatsen en de gegevens combineren tot een uniforme dataset in JSON-, XML- of CSV-formaat.
API Manager module is gebouwd als een zelfstandige dataset- of modelexportservice. De module houdt toezicht op de volledige levenscyclus van API's die via het platform lopen. De module kan direct communiceren met cloudopslag zoals AWS of Azure, waardoor datasets en documenten kunnen worden geëxporteerd, of ze nu voorbewerkt, opgeschoond of bewerkt zijn. Vooraf gebouwde verbindingen kunnen gegevens en documenten exporteren naar IBM FileNet, IBM Case software en elke database.
Als de exportoperatie tijdrovend is, ondersteunt de API asynchrone jobcreatie met mechanismen om de status van de job te controleren. De gebruiker wordt geïnformeerd wanneer de exporttaak is voltooid of mislukt.
Use Case voor Trade Finance
Aangezien het organiseren van documentatie een vitale rol speelt in de internationale handel, vormen ontbrekende of onjuist opgestelde documenten een risico voor zowel kopers als verkopers, omdat dit kan leiden tot vertragingen in zendingen en uiteindelijk tot vertragingen in betalingen.
Transacties voor handelsfinanciering omvatten uitgebreide documenten, variërend van facturen en vrachtbrieven tot certificaten van oorsprong. De complexiteit van de documentatie kan leiden tot vertragingen en fouten, waardoor de toeleveringsketen wordt verstoord. Het gebruik van ons platform kan het documentatieproces stroomlijnen, het risico op fouten verminderen en de algehele handelscyclus versnellen.
De complexiteit van documentatie bij handelsfinanciering ontstaat door de betrokkenheid van meerdere partijen, wettelijke vereisten en de aard van de transacties, die vaak internationale grenzen overschrijden.
Bij de transacties zijn meestal belanghebbenden betrokken, zoals exporteurs, importeurs, banken, verzekeraars, vrachtbedrijven en douaneautoriteiten. Elke partij heeft specifieke documentatie nodig om hun aandeel in de transactie te bevestigen.
Documenttypes die bij handelsfinanciering worden verwerkt:
-
Commerciële documenten: Contracten, inkooporders, commerciële facturen.
-
Transportdocumenten: Vrachtbrieven, luchtvrachtbrieven, paklijsten.
-
Financiële documenten: Kredietbrieven, garanties, promesses.
-
Regelgevende documenten: Douaneverklaringen, certificaten van oorsprong, nalevingsrapporten.
Verschillende landen hebben specifieke wettelijke vereisten en nalevingsverplichtingen voor handelsfinancieringstransacties. Het wordt nog ingewikkelder om ervoor te zorgen dat alle documentatie voldoet aan de wettelijke normen van meerdere rechtsgebieden. Enkele voorbeelden:
-
Internationale wetten en standaarden (bijv. ICC-regels zoals UCP 600 voor kredietbrieven).
-
Lokale douanewet- en regelgeving.
-
Anti-witwas (AML) en antiterrorismefinanciering (CTF) vereisten.
Deze sector wil het risico van niet-betaling of niet-levering van goederen beperken. Complexe documentatie, zoals kredietbrieven en uitvoeringsgaranties, zijn nodig om financiële zekerheid en leveringszekerheid te garanderen. De specificiteit van deze documenten moet worden afgestemd op de verwachtingen van elke partij en de transactievoorwaarden.
Veel van deze processen zijn nog steeds gebaseerd op papier, wat het beheren en verifiëren van grote hoeveelheden documenten nog moeilijker maakt. Dit leidt vaak tot vertragingen, menselijke fouten en extra kosten.
Meestal is de documentatie zeer tijdgevoelig. Vertragingen bij het indienen of verwerken van belangrijke documenten, zoals een kredietbrief, kunnen zendingen vertragen of er zelfs toe leiden dat een transactie mislukt. Het waarborgen van de tijdigheid van alle vereiste documentatie bij verschillende belanghebbenden kan een grote uitdaging zijn.
Verschillende instellingen kunnen de documentvereisten verschillend interpreteren. De ene bank kan bijvoorbeeld een documentindeling accepteren die de andere afwijst. Dit leidt tot extra tijd die besteed moet worden aan het bewerken en opnieuw indienen van documenten om aan de verschillende normen te voldoen.
De complexiteit van documentatie bij handelsfinanciering zet ook de deur open voor potentiële fraude, zoals het vervalsen van documenten of het verkeerd voorstellen van goederen. Banken en instellingen moeten robuuste verificatie- en due diligence-processen hebben, wat de zaken nog ingewikkelder maakt.
Referenties
Een grote internationale shipping onderneming werd geconfronteerd met slechte klantenondersteuning en lage klanttevredenheidsscores rond de verwerking van de transport- en financiële orderdocumenten van hun klanten. Ze beschikten gewoonweg niet over de tools om deze aangepaste workflows voor hun klanten te beheren.
Ze hadden een bestaande IBM Business Automation-omgeving en hadden moeite om deze stromen te automatiseren.
Ze werden ook geplaagd bij het onboarden van nieuwe klanten - hun behoeften waren zo complex dat het 4 fulltime werknemers 4-6 weken kostte om telkens 1 klant te onboarden. En zelfs dan was de functionaliteit zeer minimaal; ze konden alleen basisindexering van facturen uitvoeren - ze hadden alleen enkele sleutelwaarden en konden alleen een eenvoudige tabel verwerken. In het beste geval duurde het 5 tot 10 minuten om een bestelling volledig te verwerken, inclusief het uploaden van documenten, zodra een nieuwe klant aan boord was (wat op zich al meer dan een maand duurde).
De oplossing - erna
En nu, met NOVACAP, maken ze gebruik van een platform dat hun klanten in minder dan 5 minuten aan boord neemt en, eenmaal aan boord, is de factuurverwerkingstijd gedaald van 5-10+ minuten naar 3 seconden; dit alles gebeurt automatisch en zonder hulp van IT. Een zakelijke gebruiker wordt in 1-2 uur getraind en is daarna zelfvoorzienend. En ze brachten het onboardingteam terug van 4 naar 1!
Ze hebben ook hun verwerkingsvolume zodanig verbeterd dat ze nu maandelijks meer dan 100.000 financiële en transportdocumenten automatisch verwerken. Voorheen konden ze er maar een paar duizend verwerken en dat met een erbarmelijke klanttevredenheid.
Ze keken zelfs naar verschillende andere content extractie- en automatiseringsplatforms, maar die konden de complexiteit of de veeleisende volumevereisten niet aan. Ook waren de automatiseringsmogelijkheden van de andere producten zwak en niet geschikt voor de vele verschillende documenttypes die ze nodig hadden. Ze waren vooral slecht in het verwerken van complexe documenten in tabelvorm, een standaardformaat in deze branche.
Zelfs toen ze begonnen met het verwerken van orders, waren er meerdere mensen nodig om dit te monitoren en eventuele fouten of wijzigingen aan te pakken. Een ander probleem was dat bij deze aangepaste scenario's telkens de IT-afdeling betrokken was, en zelfs met hun hulp waren de 13+ processtappen voornamelijk handmatig omdat er slechts 60-80% van de documentdata-extractiecapaciteit was. Tot slot konden ze, voordat ze met AIDocBuilder werkten, slechts een handvol landen ondersteunen vanwege de slechte taaldekking van de tool.
Dit proces ging van 13 (veel handmatige) stappen naar 4 die nu automatisch verlopen, met 100% inhoudsextractie van hun complexe documenten in tabelvorm. Als gevolg hiervan is hun klanttevredenheid nu fantastisch en ondersteunen ze nu de verwerkingsbehoeften van hun klanten in meer dan 70 landen.
Tot slot schatten ze dat het NOVACAP-platform hen alleen al op het gebied van arbeidskosten meer dan $ 1 miljoen per jaar bespaart!
Grote internationale pakketbezorger
Uitdagingen vooraf
Forbo Eurocol Nederland produceert verschillende soorten vloerbedekkingen en aanverwante producten als lijm, egalisatie-, onderhouds- en reinigingsmiddelen. Per week ontvangt het bedrijf zo’n honderd facturen, zowel via de post als digitaal. Voorheen werden deze handmatig verwerkt, wat regelmatig tot gevolg had dat facturen kwijtraakten of (te lang) op het bureau van medewerkers bleven liggen.
Snel en simpel
In eerste instantie had Forbo Eurocol een andere partner in de arm genomen. Na een anderhalf jaar besloten ze toch afscheid te nemen van die partner. De Ridder: ‘Hun programma had een te lange verwerkingstijd, liep regelmatig vast en was daardoor erg onbetrouwbaar. In 2014 zijn we in zee gegaan met Novadoc. Het systeem is zo simpel dat, wanneer er toch een probleem is, het veelal gaat om een iets wat ik vrij eenvoudig zelf kan oplossen.’
Sinds Forbo Eurocol werkt met de NovaCap captureoplossing van Novadoc, is de opslag van inkomende documenten veel efficiënter en sneller en worden er bovendien aanzienlijk minder fouten gemaakt. Martijn de Ridder, Assistant Controller bij Forbo Eurocol: ‘Waar we voorheen werkten met een kast vol mappen, zijn nu alle facturen digitaal opgeslagen en daardoor veel beter terug te zoeken.
De Ridder: ‘Mijn collega die alle facturen verwerkt, was hier vroeger minstens een uur per dag mee bezig. Nu is dat hooguit een half uurtje. Maar de grootste winst vind ik nog wel het feit dat alles netjes digitaal is opgeslagen en heel eenvoudig teruggevonden kan worden. Als we nu een vraag krijgen over een factuur, kunnen we deze direct beantwoorden, zonder eerst naar een kast op een andere afdeling te hoeven lopen.’