E-mail Archivering
Archiveren van e-mail en de uitdagingen
E-mail wordt beschouwd als een informatiedrager die onder de archiefbepalingen valt. Terecht, de afgelopen decennia zijn inmense hoeveelheden e-mails verstuurd, en in veel van deze e-mail is informatie rond besluitvorming of de besluitvorming zelf, terug te lezen.
Vanwege de hoeveelheid e-mails in organisitaties is het inmiddels niet meer mogelijk om deze handmatig te sorteren en te koppelen aan de juiste processen en dossiers, waarmee ze in het archief-regime zouden kunnen worden opgenomen.
Daarom is de Captone methodiek bedacht. De gehele mailbox van sleutelfiguren worden geachiveerd (dus niet mail voor mail beoordeeld). Daarbij wordt door de eigenaar van een mailbox bepaald welke mails eruit moeten omdat ze bijvoorbeeld privé zijn of een niet zakelijk karakter hebben.
Een ander probleem bij email is het voorkomen van dubbelen. Hoe gemakkelijk is het niet om 1 email naar vele collega's te sturen, of om mensen structureel in CC mee te nemen. Hierdoor ontstaan heel snel vele kopieën van mails, die dan allemaal gearchiveerd worden.
Tenslotte de e-mail ketting: door voortdurende een antwoord te sturen op een eerdere mail, worden de eerdere mails mee-gekopieerd in de nieuwe mail, wat een grote overhead aan kopieën van de eerdere mails veroorzaakt.
Een oplossing met AI
De Capstone methode is een relatief eenvoudige manier om mailboxen te archiveren.
Zou het toch niet veel mooier zijn om mails op te slaan bij de zaak of het dossier, in het proces, waar het bij hoort?
Dat kan met contentanalyse door middel van AI, classificatie en vervolgens migratie naar het archief.
Novadoc heeft daar een prima oplossing voor die ook al door overheden worden ingezet:
IBM Content Collector en IBM FileNet met IBM Records Manager vormen de basis van de applicatie. Daarvoor wordt met de Intelligent Content Collector de mail geanalyseerd met AI en op basis daarvan toegekend aan het juiste dossier of proces. De IBM Content Collector zorgt voor de migratie naar het FileNet Archief, dat is ingeregeld met Records Management voor de bewaar- en vernietigingstermijnen.
