De eenvoudigste software-implementatie gids voor ondernemingen


We zijn zo afhankelijk van technologie en software om onze bedrijven van energie te voorzien, dat het bijna onmogelijk is om ons een tijd voor te stellen waarin dit nog gewoon was. Maar ondanks alle tijd en geld die in R&D wordt gestoken, blijft er vaak een kloof bestaan tussen de mogelijkheden van de ingezette applicatie en de waarde die ermee wordt gegenereerd.


Kijk hier bijvoorbeeld eens naar.


17% van de grote IT-implementaties gaan zo fout dat ze het voortbestaan van het bedrijf in gevaar brengen.*


Bijvoorbeeld, In 2001, besteedde Nike 400 miljoen dollar aan het updaten van hun ERP en de totale supply chain. Het doel was om de productiecyclus te verkorten om aan de toenemende vraag op tijd te voldoen. Ze lanceerden een nieuwe vraag-planningsoplossing met minimale testen en als gevolg mislukte de oplossing jammerlijk in productie.


Het kostte hen $400 miljoen om de software te laten mislukken met een extra $100 miljoen aan inkomsten en nog eens 5 jaar om de implementatie goed te krijgen.


Een succesvol software implementatieplan begint met het verkrijgen van een granulair begrip van hoe u succes definieert. Dit is mogelijk door de uitdagingen te identificeren die de projecten in gevaar kunnen brengen en vervolgens te beslissen waar het bedrijf heen wil met de implementatie. Deze factoren zullen de organisatie niet alleen helpen om risico's af te wenden, maar ook om het succes van het bedrijf als geheel te bepalen.



 

Wat is software-implementatie?

Software-implementatie is een proces van goedkeuring en integratie van software of een toepassing in een bedrijfsproces.


Het stelt organisaties in staat hun bestaande processen te optimaliseren, de gebruikerservaring te verbeteren en hogere efficiëntieniveaus te bereiken. Ongeacht hoe groot of klein de software-implementatie, het zal een aanzienlijke impact hebben op de bottom line.

 

Het is verstandig om te erkennen dat de meeste implementaties een uitdaging zijn, maar ze kunnen ook de groei van de organisatie aanzienlijk bevorderen. In het begin kan het ontmoedigend lijken, maar een succesvolle implementatie zal u in staat stellen de vruchten te plukken - zowel vanuit een menselijk als een financieel standpunt.



 

5 Software Implementatie Uitdagingen

  • Niet op elkaar afgestemde verwachtingen

  • Onderhoud van gegevens

  • Gebrek aan bereidheid

  • Interne weerstand

  • Onjuiste planning na de inzet

 

1. Niet op elkaar afgestemde verwachtingen

Bij het plannen van software-implementatie moet de organisatie een projectteam samenstellen met een verscheidenheid aan belanghebbenden die de software-implementatie in de juiste richting zullen sturen.


Het team bestaat meestal uit productmanagers, projecthoofden, teamleiders, bedrijfsanalisten en materiedeskundigen. Dit team coördineert met de verkopers, servicepartners, implementatie-experts, consultants en ontwikkelaars.

Elke implementatie is anders en in sommige gevallen kan de software niet worden aangepast aan uw specifieke bedrijfsbehoeften. In dat geval moeten servicepartners een realistische beoordeling geven die teruggrijpt naar de organisatie die transparantie stimuleert, zodat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de beperkingen van het project.


Bij elke software-implementatie kunnen niet alle verwachte functionaliteiten worden gerealiseerd. Of het nu gaat om interne of externe belanghebbenden, duidelijke communicatie is een must tijdens de plannings- en implementatiefase om de juiste verwachtingen van het project te hebben.


2. Onderhoud van gegevens

Slechte gegevens kunnen elk bedrijf lamleggen. Om deze schijnbaar voor de hand liggende zin in perspectief te plaatsen, overweeg dit - Gemiddeld verliezen organisaties 15 miljoen dollar per jaar als gevolg van slechte datakwaliteit.


Dit wordt nog erger wanneer bedrijven meerdere software tegelijkertijd implementeren, waardoor de complexiteit alleen maar toeneemt. Bedrijven die in meerdere regio's actief zijn, lopen het risico geconfronteerd te worden met ernstige problemen op het gebied van gegevenskwaliteit.


Het is van cruciaal belang dat de integriteit van de gegevens wordt gewaarborgd en gedurende het hele proces wordt gehandhaafd. Het is belangrijk te weten welke gegevens door het systeem kunnen worden gehaald en welke niet.


Dit zal u helpen om niet alleen het systeem correct in kaart te brengen, maar zal er ook voor zorgen dat er geen gegevensverlies optreedt tijdens het proces en dat het te allen tijde veilig is.


Een ander probleem dat in de weg staat, is het vergeten om gegevens in kaart te brengen die noodzakelijk zijn voor het bedrijf. Stelt u zich eens voor dat de organisatie tijdens het migratieproces vergeet de gegevens van een potentiële klant op te halen! Dit kan het bedrijf mogelijk miljoenen dollars kosten, zo niet meer.


3. Gebrek aan paraatheid

Elk lid van de implementatie team moet begrijpen hun rol en moeten hun respectievelijke afdeling of team te vertegenwoordigen en een plan dat het beste belang van hun team en dat van de organisatie zet te creëren.

Het is ook belangrijk te bepalen wanneer en hoe de ondersteuning door de verkoper zou worden verleend. Het team moet zich richten op het identificeren van de hiaten en problemen waarmee gebruikers te maken kunnen krijgen, na de ingebruikname van de software. Dit kan worden bereikt door het hebben van een robuust communicatieplan dat verschillende kanalen moet omvatten om de informatie te herstellen.


Dit alles zal u helpen om de problemen met de gebruikersadoptie op te lossen en de software-implementatie tot een succes te maken.


Pro tip: Apty heeft een ingebouwde aankondigingsfunctie die uw werknemers niet alleen informeert over de veranderingen in de software, maar hen ook begeleidt bij het uitvoeren van hun taken binnen die software.


4. Interne weerstand

Nieuwe software brengt een klimaat van onzekerheid met zich mee. Het kan uw medewerkers ongemakkelijk maken over de verandering omdat ze niet weten wat ze kunnen verwachten.


Het is van cruciaal belang om ruim van tevoren de voordelen van het gebruik van de nieuwe software duidelijk te demonstreren. Dit helpt om hen vertrouwd te maken met de nieuwe software en hun buy-in te krijgen, zodat de organisatie eventuele problemen die zich voordoen, van tevoren kan aanpakken. Het helpt hen ook te begrijpen en zelf te ervaren hoe de software hen in staat zal stellen hun werk efficiënt te doen.


5. Verkeerde planning na de implementatie

Doorgaans gebruiken organisaties een verscheidenheid aan tools en frameworks om de software-implementatie te ondersteunen en de kans op succes te vergroten.


Het begint met het plannen van de onboarding en vervolgens een trainingsprogramma om het succes van de software-implementatie te garanderen. Hoewel deze aanpak correct is, zal de reis naar een succesvolle implementatie van korte duur zijn, tenzij er een software-adoptiestrategie aanwezig is.


Een Digitaal Adoptie Platform helpt u bij het plannen van onboarding, training en software adoptie, wat zal helpen om van de totale software implementatie een succes te maken, zelfs na de implementatie fase.


 

In 5 stappen naar een succesvol software-implementatieplan

  • De reikwijdte (scope) van het project bepalen

  • Bepaal rollen en eigendom voor het proces

  • Test de software

  • Stel een gestructureerd opleidingsprogramma op

  • Focus op software adoptie

 

i. Bepaal de scope of reikwijdte van het project

Het eerste probleem is dat bedrijfssoftware wordt opgesierd met een heleboel features en leiders kan verleiden om ze allemaal te gebruiken om de impact te maximaliseren. Maar dit kan ook de oorspronkelijke visie doen ontsporen en je zou jezelf kunnen vinden gevangen in feature hel.


Een ander probleem is maatwerk. Sommige bedrijven hebben ingewikkelde en unieke processen. De focus zou moeten liggen op het optimaliseren van de processen en ze zo eenvoudig mogelijk te houden, omdat er verschillende technische problemen zijn die komen kijken bij het vernieuwen van een applicatie.


Om al deze problemen op te lossen, is het een must om alle documenten te centraliseren en de leveranciers een duidelijk beeld te geven van wat de organisatie wil bereiken. Dit zal de verkopers helpen om hun eerlijke mening te geven over de omvang van het project.


De documentatie vermeldt de primaire doelstellingen en bevriest ze in zekere zin, zodat er geen afleidingen zijn. Isoleer de oorspronkelijke visie van de nieuwe ideeën omdat het mengen ervan scope creep zou kunnen veroorzaken. Voeg deze nieuwe ideeën toe in een ander document en overweeg ze tijdens de volgende iteraties.


Het stelt het projectteam in staat zich te concentreren op het project bij de hand. Het loont om te investeren in een project management tool die zal helpen om uw doelen te bereiken in de kortst mogelijke tijd en een track bij te houden van alle wijzigingen die tijdens het proces. Dit soort aanpak houdt de software-implementatie op schema.


ii. Definieer rollen en eigenaarschap voor het proces

Het hebben van het juiste team is bepalend voor het succes van uw gehele implementatie. Begin met het analyseren van het aantal afdelingen of business units die uiteindelijk gebruik zullen maken van de nieuwe software. Stel vervolgens de specifieke eisen vast van elk team binnen die eenheid.


Op die manier weet de organisatie hoeveel mensen met de implementatie te maken zullen krijgen. Betrek ten minste één stakeholder van elke afdeling die zal optreden als vertegenwoordiger van hun business unit en de business case van hun respectieve groep. Zij kunnen ook het kernteam zijn als de implementatie niet in overeenstemming is met de eisen van hun afdeling.


Naast deze vertegenwoordigers moet het projectteam bestaan uit:


Projecteigenaar: Zij zijn de afdelingshoofden die ook een groep leidinggevenden kunnen zijn. De taak van vertegenwoordiger en projecteigenaar wordt waargenomen door business unit managers of hoofden.

Project Manager: Zij behandelen het budget en organiseren systematisch het hele implementatieproces.

Systeembeheerder: Dit kan één persoon of een groep mensen zijn, geheel afhankelijk van de omvang van het project. Hun taak is het creëren, organiseren en beheren van de technische opzet.

Delivery owner: De persoon die fungeert als communicatiekanaal tussen het projectteam en de verkopers.

Het hebben van de juiste mix van mensen zal helpen bij het verkrijgen van verschillende perspectieven, maar herinner je het gezegde "te veel koks kan de bouillon bederven"? Het is waar, zelfs met dit. U kunt meer dan één rol toewijzen aan dezelfde persoon - het enige criterium is dat zij over alle vereiste vaardigheden beschikken en het belang van de implementatie begrijpen.


iii. Test de software

Voer een grondige softwaretest uit door elk mogelijk bedrijfsscenario in overweging te nemen en de doeltreffendheid ervan te controleren.


Betrek tijdens deze fase zowel het projectteam als de eindgebruikers en houd een checklist bij die de implementatie moet doorstaan.


Als er tijdens de testfase problemen aan het licht komen, dan is een volledige softwareconfiguratie vóór de go-live een must.


Controleer in de vorige stappen de gereedheid van het systeem in een controlegroep, want dat zal u helpen om onmiddellijk de bron van het probleem op te sporen.


iv. Stel een gestructureerd opleidingsprogramma op

Training en onboarding programma's zijn de verborgen krachten die zorgen voor een succesvolle software implementatie.


Deze programma's moeten worden gemaakt voordat de software zelfs maar wordt ingezet. Het is aan te raden dat u samenwerkt met het L&D team om een op maat gemaakt training en onboarding programma op te stellen voor elke business unit.


Elke afdeling heeft specifieke behoeften en hun leermateriaal moet precies aan die behoeften beantwoorden, zonder generiek te zijn. Ze moeten worden getraind in hoe ze door de software moeten navigeren op een manier die hen helpt hun specifieke taken op tijd uit te voeren.


Een programma op maat verbetert de ervaring van de werknemers en helpt hen om in recordtijd op snelheid te komen.


Het programma moet ook gericht zijn op het verminderen van de belasting van het ondersteuningsteam door het inzetten van tools zoals een Digital Adoption Platform. Een DAP bevindt zich in de applicatie en fungeert als een opslagplaats van informatie met video's, pdf's, kennisbanklinks en walkthroughs. Het begeleidt de werknemers op het moment dat ze het nodig hebben, zonder opdringerig te zijn.


Het helpt ook de L&D teams om hun tijd voor het creëren van content te verminderen, omdat de walkthroughs gemakkelijk kunnen worden gemaakt en omgezet in verschillende andere formaten met slechts een klik.


v. Focus op software adoptie

Bedrijfsapplicaties worden onvoorstelbaar intuïtief, maar met de toenemende bedrijfsprocessen, blijft de complexiteit overheersen. Om dit tegen te gaan, moeten organisaties verder kijken dan training en onboarding door een samenhangende digitale adoptiestrategie te creëren.


Hoe goed de software ook is, als deze niet effectief wordt gebruikt, zal de hele implementatie zinloos blijken te zijn geweest.


Het is in het belang van de organisatie om werknemersbetrokkenheid centraal te stellen bij de software-implementatie.


Het uiteindelijke doel van elke software-implementatie is het bereiken van zakelijke doelen in een korte periode en het personeel productief te maken.


Als bijvoorbeeld de call logs van het sales team veel minder zijn dan de opportunity entries, dan zal de organisatie het call log proces in het CRM systeem willen verbeteren.


Maar tenzij u dit kwantificeert, is het onmogelijk om de impact te meten. Een Digital Adoption Platform helpt u om doelen te stellen en daar een deadline aan te verbinden.


Laten we zeggen dat u wilt dat alle verkopers die gegevens binnen 20 dagen invoeren en dat 50% het binnen 12 dagen moet voltooien.


Dit kan worden bijgehouden in een DAP, dat u helpt een notificatie te sturen naar elk gebruikerssegment dat achterloopt op de deadline. Het zal u helpen om de succesvolle adoptie van software op een functioneel niveau te verzekeren en uiteindelijk leiden tot een succesvolle software implementatie.


Een Digitaal Adoptie Platform is de noodzaak van het uur voor elke onderneming, ongeacht waar u zich bevindt in het software implementatie traject. Van het uitstippelen van een strategie tot het begeleiden van gebruikers en het verbeteren van het proces: een DAP doet het allemaal en stelt u in staat miljoenen euro's en manuren te besparen.


NovaGuide, 23 februari 2022 door Krishnan Kaushik (Apty), vrij vertaald in het Nederlands.

10 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven